重慶市梁平區(qū)檔案局行政規(guī)范性文件
重慶市梁平區(qū)檔案局
關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范檔案服務(wù)外包工作的通知
梁檔發(fā)〔2019〕3號
各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處），區(qū)委各部委，區(qū)政府各部門，各人民團(tuán)體，有關(guān)單位：
近期，區(qū)檔案局在對全區(qū)各機關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行調(diào)研檢查過程中發(fā)現(xiàn)，不少檔案服務(wù)外包企業(yè)、單位等機構(gòu)（以下統(tǒng)稱服務(wù)外包機構(gòu)）以區(qū)檔案局的名義向各單位招攬檔案外包服務(wù)，嚴(yán)重影響區(qū)檔案局形象，也催生了檔案社會化服務(wù)過程中不公開、不公平等不良現(xiàn)象。為進(jìn)一步規(guī)范全區(qū)檔案服務(wù)外包工作，厘清有關(guān)方面權(quán)責(zé)，凈化檔案服務(wù)外包市場環(huán)境，提升檔案整理、數(shù)字化等服務(wù)外包質(zhì)量水平，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下。
一、不指定、不推薦服務(wù)外包機構(gòu)
各單位檔案整理、數(shù)字化加工工作可自行組織開展，也可采取服務(wù)外包方式進(jìn)行。采取服務(wù)外包的單位按有關(guān)要求確定服務(wù)外包機構(gòu)。區(qū)檔案局不指定、不推薦任何服務(wù)外包機構(gòu)，任何服務(wù)外包機構(gòu)自稱為區(qū)檔案局指定、定點或推薦的檔案服務(wù)外包機構(gòu)均不屬實。各單位在確定服務(wù)外包機構(gòu)時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定和業(yè)務(wù)需要、檔案的特點及其管理要求，綜合考察和核實服務(wù)外包機構(gòu)的服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽。服務(wù)外包資金達(dá)到政府采購或招投標(biāo)金額限額標(biāo)準(zhǔn)的，要嚴(yán)格按照政府采購、招投標(biāo)規(guī)定執(zhí)行，招投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、合同、驗收文件等應(yīng)當(dāng)歸檔保存。
二、嚴(yán)格審查檔案服務(wù)外包機構(gòu)資格資質(zhì)
（一）承接檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)外包機構(gòu)，應(yīng)為依法注冊的法人，具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力和履行合同所必需的經(jīng)營執(zhí)照以及相關(guān)資質(zhì)、許可證明。承接檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的服務(wù)外包機構(gòu)，其法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須是中華人民共和國境內(nèi)公民，其業(yè)務(wù)范圍還應(yīng)當(dāng)包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目。
（二）承接涉密檔案數(shù)字化加工的服務(wù)外包機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)取得國家保密行政管理部門頒發(fā)的甲級或乙級國家秘密載體印制資質(zhì)。承接非涉密、可公開的檔案數(shù)字化加工服務(wù)外包機構(gòu)，可不要求國家秘密載體印制資質(zhì)。
三、嚴(yán)格監(jiān)督檢查，確保檔案服務(wù)外包質(zhì)量和檔案安全
（一）確保檔案服務(wù)外包質(zhì)量。各單位采取服務(wù)外包時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68—2017）。檔案整理要嚴(yán)格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）《重慶市歸檔文件整理規(guī)則》（渝檔發(fā)〔2016〕7號）等國家和我市各門類檔案整理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范；檔案數(shù)字化要嚴(yán)格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號）、《重慶市紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細(xì)則》（渝檔發(fā)〔2018〕5號）、《重慶市檔案數(shù)字化副本移交與接收辦法》（渝檔發(fā)〔2018〕6號）要求，嚴(yán)格執(zhí)行目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等流程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定格式進(jìn)行儲存。在檔案整理、數(shù)字化前，各單位要與區(qū)檔案館及時溝通，要確保符合入館要求。各單位要加強質(zhì)量監(jiān)督檢查、抽查，項目結(jié)束時還應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及合同約定的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行質(zhì)量驗收，驗收不合格的必須要求返工、整改，確保符合檔案整理、數(shù)字化質(zhì)量要求。
（二）確保檔案安全。在檔案服務(wù)外包時，各單位不能當(dāng) “甩手掌柜”，要落實檔案安全主體責(zé)任，指定檔案整理場地，明確具體人員對檔案外包服務(wù)進(jìn)行安全監(jiān)管，并與服務(wù)外包機構(gòu)簽訂保密協(xié)議，確保檔案實體和信息安全，嚴(yán)禁私自處理、銷毀、刪除、更改檔案以及其他違法行為發(fā)生，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國行政處罰法》等有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)肅追究相關(guān)單位及企業(yè)（人員）責(zé)任。
重慶市梁平區(qū)檔案局
2019年12月20日
渝公網(wǎng)安備50022802000041號
