一、機(jī)構(gòu)、人員及工作基本任務(wù)
（一）機(jī)構(gòu)和人員
由鎮(zhèn)黨政辦為檔案工作負(fù)責(zé)辦公室，其分管領(lǐng)導(dǎo)為檔案工作負(fù)責(zé)人，鎮(zhèn)黨政辦人員為檔案工作兼職人員。由分管領(lǐng)導(dǎo)、鎮(zhèn)黨政辦工作人員組成檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
（二）工作基本任務(wù)
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《檔案法》和相關(guān)法律法規(guī)，堅(jiān)持原則，忠于職守，努力搞好機(jī)關(guān)檔案工作。
2.熱愛檔案工作，按時(shí)做好收集、整理、編目、裝訂、統(tǒng)計(jì)、歸檔、檢索、保管工作，做到排列有序，裝訂規(guī)范、整齊，書寫清楚，不積壓，不錯(cuò)亂。
3.努力學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，不斷鉆研業(yè)務(wù)，提高專業(yè)技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力，逐步達(dá)到條理化、制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。
4.增強(qiáng)保密觀念，按《保密法》和檔案管理制度辦事，不泄密，不失密。
5.嚴(yán)格檔案查（借）閱制度，熱情接待，認(rèn)真登記，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出解決辦法。
6.做好檔案室的溫濕度測(cè)記，根據(jù)不同季節(jié)和氣候，采取相應(yīng)措施，加強(qiáng)檔案保護(hù)工作。
7.認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。
二、文件材料歸檔制度
（一）歸檔范圍：
1.文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會(huì)計(jì)檔案；
2.機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案；
3.照片、錄音、錄像等音像檔案；
4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；
5.印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案；
6.其他檔案。
（二）歸檔時(shí)間：
文書檔案于次年6月前完成，資金檔案在次年3月底前完成，項(xiàng)目、音像檔案在工作（項(xiàng)目）結(jié)束3個(gè)月內(nèi)完成，分戶檔案、實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。
（三）質(zhì)量要求：
1.歸檔文件材料都應(yīng)字跡工整、圖像清晰，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、彩色簽字筆和紅墨水筆。凡以上“四筆”書寫的，必須復(fù)印歸檔。
2.文件材料一般只歸一份，須為原件。確無法提供原件的應(yīng)注明原件保存位置。
3.檢查歸檔文件是否辦理完畢，人員簽字、蓋章是否齊全，正、附件是否齊全完整。
4.文件分類合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，排列前后一致。
5.所用檔案裝具符合國家標(biāo)準(zhǔn)。目錄和備考表填寫符合要求。
三、保管制度
（一）各種門類和載體的檔案，均集中在檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得自行保存檔案。
（二）非檔案人員不得進(jìn)入檔案室。外單位人員參觀需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
（三）檔案實(shí)行專柜、專人保管，庫房應(yīng)有防盜、防塵、防火、防潮、防高溫等設(shè)施，配合防蟲、防鼠、防霉藥品，確保檔案的安全。
（四）做好溫濕度記錄，采用有效方式保持室內(nèi)適宜的溫濕度。
（五）檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及各種雜物，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
（六）定期或不定期對(duì)庫房檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。
（七）定期檢查庫房設(shè)施，離開庫房要熄燈、鎖柜、關(guān)門窗。
四、保密制度
（一）加強(qiáng)檔案保密教育，嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》和《保密守則》規(guī)定，明確檔案保密范圍，嚴(yán)守保密紀(jì)律。
（二）不準(zhǔn)在私人交往和通訊（信）中泄露屬于國家秘密的檔案內(nèi)容。
（三）不得擅自提供、翻印、閱覽、復(fù)制、抄錄、攜帶、銷毀屬于國家秘密的檔案，嚴(yán)禁將檔案帶至公共場(chǎng)所，攜帶回家或傳遞、寄（運(yùn)）往境外。
（四）按照檔案歸檔和保密規(guī)定，在銷毀檔案和不歸檔的文件材料時(shí)，應(yīng)清理、造冊(cè)。
（五）定期檢查檔案保管、保密情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)請(qǐng)示處理，不隱瞞失泄密事故。
（六）加強(qiáng)庫房管理，非檔案人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
五、利用制度
（一）檔案室保存的各種門類和載體的檔案應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)決策和本單位各項(xiàng)工作服務(wù)。
（二）本單位工作人員因工作需要查閱檔案，其查閱內(nèi)容只限本人工作范圍所形成的檔案材料。超范圍查閱檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱黨、政會(huì)議記錄和其它保密檔案，須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
（三）非本單位人員查閱檔案，必須持有介紹信，說明利用目的，經(jīng)同意后方可查閱介紹信中指定的內(nèi)容。
（四）本單位檔案原則上不提供借出服務(wù)。如因工作需要必須借出，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并完善相關(guān)手續(xù)。
（五）查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁對(duì)檔案材料進(jìn)行涂改、勾畫、圈點(diǎn)、抽頁、拆毀、折角、剪截、增刪，不得沾水或口沫翻閱檔案。未經(jīng)允許不得摘抄或復(fù)印。
（六）查閱檔案必須履行登記、注銷和檢查手續(xù)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任，積極采取補(bǔ)救措施。
六、鑒定銷毀制度
（一）檔案材料必須根據(jù)其保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案材料可予以銷毀。
（二）建立檔案鑒定小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，檔案室牽頭，有關(guān)部門專（兼）職檔案人員組成，共同對(duì)所鑒定的檔案材料進(jìn)行審核和監(jiān)銷。
（三）通過鑒定，需要銷毀的檔案材料必須編制清冊(cè)，并由鑒定小組逐一審核，寫出銷毀報(bào)告。確認(rèn)無誤后，簽署意見，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
（四）擬銷毀的檔案在經(jīng)過主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，還應(yīng)再存放半年再進(jìn)行實(shí)體銷毀。
（五）指定專人在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，任何人都不得擅自處理。銷毀檔案時(shí)，須由二人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并注明銷毀的方式和日期。
（六）銷毀后，必須在原目錄上注銷，并說明鑒定和銷毀日期。
（七）銷毀清冊(cè)歸入全宗卷，妥善保存。
七、移交制度
（一）檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。各門類文件材料按要求整理歸檔后，編制好移交清冊(cè)，及時(shí)向上級(jí)檔案管理部門移交。
（二）移交人員對(duì)照移交清冊(cè)，對(duì)所移交的檔案逐一核對(duì)。對(duì)不符合移交質(zhì)量的檔案，有權(quán)要求重新整理。
（三）本著實(shí)事求是的原則填寫檔案移交登記簿，做到賬物相符、賬表相符。
（四）檔案人員調(diào)離崗位后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。
八、檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案
（一）適用范圍
凡發(fā)生影響檔案保管安全的人為災(zāi)害和自然災(zāi)害，如：盜竊、泄密、火災(zāi)、地震、暴雨、高溫、地震、雷電等，均適用本預(yù)案
（二）工作原則
檔案優(yōu)先原則。面臨其他財(cái)產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時(shí)，要把保障檔案的安全作為緊急處置的首要任務(wù)，最大限度地減少對(duì)檔案的影響。
以防為主原則。把災(zāi)害預(yù)防作為檔案安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務(wù)，完善工作機(jī)制，強(qiáng)化安全管理，完善防范手段，建立安全預(yù)報(bào)機(jī)制，提高對(duì)重大事故和自然災(zāi)害的緊急處置能力。
統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)原則。成立應(yīng)急搶險(xiǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組，建立以主要領(lǐng)導(dǎo)為總指揮、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓落實(shí)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人協(xié)作配合的工作機(jī)制。
（三）處置目標(biāo)
1.在應(yīng)急的情況下，采取最有效的行動(dòng)消除對(duì)檔案室檔案、資料的威脅。
2.保護(hù)未受損的檔案、資料。
3.搶救已受損的檔案、資料。
（四）應(yīng)急準(zhǔn)備
1.物資準(zhǔn)備：按照檔案室建筑設(shè)計(jì)規(guī)范合理設(shè)置檔案室，配置必要的安全防護(hù)設(shè)施。
2.人力資源配置：培養(yǎng)和訓(xùn)練自救隊(duì)伍，當(dāng)事故或?yàn)?zāi)害發(fā)生時(shí)，能協(xié)助專業(yè)救災(zāi)部門自救互助，最大限度減少災(zāi)害損失。
3.防災(zāi)減災(zāi)準(zhǔn)備：積極開展安全教育，宣傳預(yù)防、避險(xiǎn)、避災(zāi)、自救、互救的常識(shí)；為檔案人員提供防災(zāi)減災(zāi)知識(shí)和培訓(xùn)，增強(qiáng)防火減災(zāi)意識(shí)。
（五）操作步驟
1.一般險(xiǎn)情：險(xiǎn)情不大，自己能處置，不會(huì)造成重大不良后果的，如燒焦異味或庫房屋頂、地面漏水等異常現(xiàn)象。
（1）立即告知科室負(fù)責(zé)人，共同查找險(xiǎn)源。如果險(xiǎn)情不大，自己能處置的，要立即采取切實(shí)可行的辦法迅速撲滅險(xiǎn)情。
（2）不能處理則立即報(bào)告應(yīng)急搶險(xiǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)。組長(zhǎng)應(yīng)立即到現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)險(xiǎn)情，并迅速采取措施進(jìn)行處置。
（3）查明原因，堵塞漏洞，徹底解決問題。
2.較大險(xiǎn)情：凡發(fā)現(xiàn)檔案庫房?jī)?nèi)災(zāi)險(xiǎn)情況較嚴(yán)重，已危及檔案安全，摸不清虛實(shí)或估計(jì)依靠自身力量不能處置的。
（1）險(xiǎn)情第一發(fā)現(xiàn)者在確認(rèn)險(xiǎn)情較重、自己不能處置時(shí)，立即報(bào)告應(yīng)急搶險(xiǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，請(qǐng)示處置辦法。
（2）得到報(bào)警批示后，指定專人迅速撥打119、110或其它有關(guān)外界聯(lián)系電話，告知險(xiǎn)情，請(qǐng)求搶險(xiǎn)。打開通往險(xiǎn)區(qū)的大門，為消防車或其它搶險(xiǎn)車輛的靠近做好準(zhǔn)備。
（3）應(yīng)急搶險(xiǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)迅速組織人員實(shí)施搶險(xiǎn)，按分工各就各位，投入搶險(xiǎn)。專業(yè)搶險(xiǎn)隊(duì)伍趕到后，應(yīng)急搶險(xiǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)及時(shí)簡(jiǎn)要介紹情況，組織人員協(xié)助搶險(xiǎn)。
（4）按照有關(guān)救災(zāi)部門的要求，按指定路線將檔案轉(zhuǎn)移到臨時(shí)指定的安置場(chǎng)所，實(shí)施緊急避險(xiǎn)。
（5）相關(guān)人員要做好報(bào)案、施救、災(zāi)情等記錄。
3.重大險(xiǎn)情：若館內(nèi)險(xiǎn)情致檔案嚴(yán)重受損且發(fā)生人員傷亡事故，則為重大險(xiǎn)情。
若發(fā)生危害檔案、危害人身安全的重大災(zāi)害事故，則立即撥打120救護(hù)車，將受傷人員送到醫(yī)院進(jìn)行搶救；其余人員參照上述較大險(xiǎn)情的搶險(xiǎn)步驟進(jìn)行搶險(xiǎn)。若險(xiǎn)情危及到供水、供電、通信、下水管線等而自身不能處理時(shí)，則及時(shí)通知有關(guān)部門予以搶險(xiǎn)。
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